سامانه میخک | ثبت نام، نوبت دهی و خدمات کنسولی + (تلفنی)

برای خیلی از ایرانی‌هایی که در کشورهای مختلف زندگی می‌کنند، انجام کارهای اداری داخل ایران همیشه دردسر داشته؛ از تمدید گذرنامه و گرفتن وکالتنامه تا تایید مدارک و اسناد؛ حالا با راه‌اندازی سامانه میخک، بخش بزرگی از این دغدغه‌ها برطرف شده است. این سامانه که با آدرس mikhak.mfa.gov.ir فعال است، امکان انجام بیشتر امور کنسولی را به‌صورت آنلاین فراهم کرده؛ بدون نیاز به مراجعه حضوری یا صرف وقت زیاد. سامانه میخک در واقع نسخه‌ی تازه و کامل‌تر از سامانه‌ قدیمی‌تر «تاک» است. حالا همه‌چیز، از ثبت نام در سامانه میخک و ورود به سامانه میخک گرفته تا تمدید گذرنامه، تنظیم وکالتنامه و دریافت کد رهگیری، در همین بستر انجام می‌شود. هدفش ساده است؛ اینکه ایرانیان مقیم شهرهایی مثل برلین، استانبول، آنکارا، فرانکفورت، هامبورگ، وین، استکهلم، هلند، آلمان، سوئیس و هر نقطه‌ی دیگر دنیا، بتوانند کارهای خود را سریع‌تر و مطمئن‌تر انجام دهند.

سامانه میخک چیست؟

سامانه میخک یا «مدیریت یکپارچه خدمات کنسولی»، سامانه‌ای رسمی از سوی وزارت امور خارجه است که برای ارائه‌ خدمات کنسولی به ایرانیان مقیم خارج از کشور راه‌اندازی شده. آدرس اصلی آن mikhak.mfa.gov.ir است و بیشتر کارهایی که قبلا نیاز به مراجعه حضوری داشت، حالا از همین‌جا انجام می‌شود.

در سامانه میخک وزارت امور خارجه می‌توان اقداماتی مثل ثبت نام در سامانه میخک، ورود به سامانه میخک، تمدید گذرنامه، تنظیم وکالتنامه و دریافت کد رهگیری از سامانه میخک را به‌صورت اینترنتی انجام داد. خدمات این سامانه برای کاربران در کشورهای مختلف فعال است؛ از سامانه میخک برلین و سامانه میخک استانبول گرفته تا سامانه میخک فرانکفورت، وین، هامبورگ، هلند، سوئیس و سوئد.

این سامانه در واقع نسخه‌ کامل‌تر سامانه تاک است که پیش‌تر فقط برای تایید اسناد استفاده می‌شد. حالا در میخک سامانه، هر کاربر پس از ثبت درخواست، یک کد رهگیری دریافت می‌کند تا بتواند وضعیت پرونده‌اش را دنبال کند یا از طریق سامانه میخک نوبت دهی (در سایت appointment.mfa.gov.ir) مثلا بخش نوبت دهی سامانه میخک استانبول برای مراجعه حضوری وقت بگیرد.

مدارک باید با فرمت JPG و حجم کمتر از ۳۰۰ کیلوبایت بارگذاری شوند و پس از ثبت نهایی اطلاعات، امکان ویرایش موارد هویتی وجود ندارد. همچنین گزینه‌ «آپوستیل» در سامانه وجود دارد، اما باید توجه داشت که ایران هنوز عضو کنوانسیون آپوستیل نیست و برای تایید بین‌المللی مدارک، همان مسیر قانونی ترجمه و تایید وزارت خارجه و نمایندگی‌ها طی می‌شود.

مراحل ثبت نام و ورود به سامانه میخک

اگر برای اولین‌بار می‌خواهید از خدمات سامانه میخک استفاده کنید، لازم است یک حساب کاربری بسازید. روند ثبت‌نام در این سامانه ساده است، فقط کافی‌ست طبق مراحل زیر پیش بروید تا بدون خطا وارد شوید و از امکانات مختلف مثل تمدید پاسپورت در سامانه میخک یا وکالتنامه سامانه میخک استفاده کنید.

بعد از طی این مراحل، حساب کاربری شما فعال می‌شود و می‌توانید به همه‌ی بخش‌های سامانه میخک وزارت امور خارجه دسترسی داشته باشید. هر بار که وارد حساب شوید، تاریخچه‌ی درخواست‌ها، کد رهگیری‌ها و وضعیت پرونده‌هایتان را خواهید دید.

مهم‌ ترین خدمات کنسولی سامانه میخک

بعد از ورود به سامانه میخک، صفحه‌ای روبه‌رویتان باز می‌شود که همه‌ی خدمات کنسولی در آن دسته‌بندی شده‌اند. هر بخش مخصوص نوعی از درخواست است؛ از تمدید گذرنامه گرفته تا تایید مدارک یا ثبت وکالتنامه. در ادامه، مهم‌ترین آن‌ها را مرور می‌کنیم:

سامانه میخک تمدید گذرنامه

اگر قصد تمدید یا صدور گذرنامه دارید، این بخش برای شماست. بخش گذرنامه یکی از پرکاربردترین قسمت‌های سامانه میخک وزارت امور خارجه است.

• تمدید گذرنامه برای افرادی که اعتبار آن تمام شده یا صفحاتش پر شده است.
• صدور گذرنامه جدید برای بالای ۱۸ سال، و برای زیر ۱۸ سال توسط پدر یا قیم قانونی.
• صدور برگه عبور برای بازگشت به ایران در شرایط خاص.
• ثبت درخواست اجازه خروج همسر در سامانه میخک یا اجازه خروج برای دانشجویان و مشمولان خدمت وظیفه.

در پایان ثبت هرکدام از این درخواست‌ها، سامانه برای شما کد رهگیری سامانه میخک صادر می‌کند تا بتوانید وضعیت پرونده را تا مرحله تحویل گذرنامه پیگیری کنید.

امور سجلات و ثبت اطلاعات هویتی

اگر تغییر یا ثبت اطلاعات هویتی در میان است، این قسمت به کارتان می‌آید؛ از صدور شناسنامه تا ثبت ازدواج و طلاق.

• صدور و تعویض شناسنامه یا صدور شناسنامه برای فرزندان متولد خارج از کشور.
• ثبت ازدواج و طلاق در سامانه میخک به‌صورت رسمی و قابل استعلام.
• صدور گواهی فوت، ترجمه و تایید مدارک فوت یا گواهی تجرد سامانه میخک برای استفاده در کشور محل اقامت.

در این بخش مدارک ارسالی باید کاملا واضح و با فرمت JPG و حجم زیر ۳۰۰ کیلوبایت بارگذاری شوند تا سیستم آن‌ها را تایید کند.

انواع وکالتنامه در سامانه میخک

اگر می‌خواهید در ایران شخصی را به‌عنوان وکیل خود معرفی کنید، این بخش مخصوص شماست.

• ثبت انواع وکالتنامه در سامانه میخک برای امور مالی، فروش، بانکی، طلاق یا انحصار وراثت.
• ثبت درخواست تصدیق امضا برای اسناد رسمی و حقوقی.

بعد از تکمیل فرم، برای هر درخواست یک کد رهگیری از سامانه میخک صادر می‌شود و برای نهایی‌شدن، متقاضی باید حضوری به نمایندگی ایران مراجعه کرده و امضا یا احراز هویت خود را انجام دهد.

تایید اسناد و مدارک

اگر مدرکی در خارج از کشور گرفته‌اید و می‌خواهید در ایران رسمیت پیدا کند (یا برعکس)، این بخش کاربرد دارد.

• تایید مدارک تحصیلی و دانشجویی برای فارغ‌التحصیلان خارج از کشور.
• تایید مدارک درمانی، تجاری و مالی.
• در برخی نمایندگی‌ها گزینه‌ی آپوستیل نیز فعال است؛ اما چون ایران هنوز عضو رسمی کنوانسیون آپوستیل نیست، برای اعتبار بین‌المللی باید مسیر ترجمه رسمی و تایید وزارت خارجه طی شود.

پس از ثبت درخواست تایید مدارک، وضعیت هر پرونده در حساب کاربری نمایش داده می‌شود و با کد رهگیری سامانه میخک قابل پیگیری است.

امور قضایی و گواهی‌ ها

اگر برای کارهای قانونی در ایران نیاز به استعلام یا گواهی خاصی دارید، این بخش کمک‌تان می‌کند.

• درخواست گواهی عدم سوءپیشینه (با نیاز به مراجعه حضوری برای انگشت‌نگاری).
• استعلام گواهینامه رانندگی یا استعلام ممنوع‌الخروجی از طریق بخش پرسمان تردد.

با ثبت این نوع درخواست‌ها در میخک سامانه، روند کارهای قضایی سریع‌تر و شفاف‌تر دنبال می‌شود و نیازی به مراجعه مستقیم به چند سازمان مختلف نیست.

در مجموع، سامانه میخک وزارت امور خارجه همه‌ی خدمات کنسولی را در قالبی ساده و یکپارچه ارائه می‌دهد تا ایرانیان خارج از کشور بتوانند بدون اتلاف وقت، امور خود را به‌صورت آنلاین انجام دهند.

نحوه دریافت کد رهگیری و نوبت دهی سامانه میخک

وقتی در سامانه میخک درخواستی ثبت می‌کنید، مرحله‌ آخر، دریافت کد رهگیری سامانه میخک است. این کد در واقع شناسنامه‌ی درخواست شماست؛ بدون آن نه می‌توانید وضعیت پرونده را ببینید و نه برای مراجعه حضوری وقت بگیرید.

دریافت کد رهگیری

بعد از تکمیل اطلاعات و ارسال مدارک، سامانه به‌صورت خودکار برای هر درخواست، یک کد رهگیری صادر می‌کند.

• این کد بلافاصله پس از ثبت نهایی در صفحه برایتان نمایش داده می‌شود.
• یک نسخه از آن هم به ایمیل ثبت‌شده در پروفایل شما ارسال می‌شود.
• در هر مرحله، با وارد کردن این کد در بخش پیگیری، می‌توانید وضعیت درخواست را ببینید.

اگر به هر دلیل ایمیل‌تان را اشتباه وارد کرده‌اید یا به آن دسترسی ندارید، کافی است تصویر گذرنامه و کارت ملی خود را به نشانی رسمی mikhak@webmail.mfa.ir بفرستید تا امکان بازیابی رمز یا ویرایش ایمیل برایتان فراهم شود.

نوبت‌ دهی سامانه میخک

بعد از دریافت کد رهگیری سامانه میخک، بعضی از درخواست‌ها نیاز به مراجعه حضوری دارند؛ مثل امضای وکالتنامه یا دریافت گذرنامه. برای این کار باید از طریق سایت رسمی نوبت‌دهی وزارت خارجه یعنی appointment.mfa.gov.ir وقت بگیرید.

• با وارد کردن کد رهگیری، شهر یا نمایندگی مورد نظر خود را انتخاب کنید.
• تاریخ‌های آزاد را مشاهده کرده و زمان مناسب را رزرو کنید.
• در روز مراجعه، اصل مدارک بارگذاری‌شده و چاپ فرم درخواست را همراه داشته باشید.

فراموش نکنید که فقط نمایندگی‌هایی مثل سامانه میخک استانبول، سامانه میخک هلند، سامانه میخک برلین، سامانه میخک فرانکفورت و سامانه میخک وین دارای سیستم نوبت‌دهی فعال هستند و بسته به حجم درخواست‌ها، زمان خالی متفاوتی دارند.

اگر نوبت‌تان را از دست بدهید یا در زمان مشخص‌شده حاضر نشوید، لازم است دوباره وارد بخش نوبت‌دهی سامانه میخک شوید و رزرو جدید انجام دهید. بنابراین بهتر است پیش از انتخاب زمان، همه‌ی مدارک و فرم‌هایتان آماده باشد تا در روز مراجعه، کار بدون تاخیر انجام شود.

نکات مهم در استفاده از خدمات سامانه میخک

کار با سامانه میخک ساده است، اما اگر چند نکته‌ی فنی و کاربردی را از ابتدا بدانید، کارتان خیلی راحت‌تر پیش می‌رود. در این بخش، مهم‌ترین مواردی را که کاربران هنگام کار با میخک سامانه باید به آن دقت کنند مرور می‌کنیم:

ویرایش اطلاعات هویتی

بعد از ثبت‌نام در سامانه میخک وزارت امور خارجه و تکمیل اطلاعات پروفایل، بخش‌هایی مثل نام، نام خانوادگی یا تاریخ تولد دیگر قابل تغییر نیستند. اگر اشتباهی وارد شده باشد، تنها راه اصلاح، مراجعه حضوری به نمایندگی است. در نتیجه بهتر است هنگام ثبت نام در سامانه میخک، همه‌ی اطلاعات را با دقت و براساس گذرنامه وارد کنید.

بارگذاری مدارک

در هر نوع درخواست، باید مدارک مورد نیاز را در سامانه بارگذاری کنید.

• فایل‌ها باید با فرمت JPG و حجم کمتر از ۳۰۰ کیلوبایت باشند.
• تصاویر باید واضح و خوانا باشند؛ مدارک تار یا ناقص توسط سیستم پذیرفته نمی‌شوند.

اگر حجم یا فرمت فایل اشتباه باشد، درخواست ثبت نمی‌شود و باید دوباره بارگذاری انجام دهید. پس بهتر است قبل از شروع، مدارک را آماده و اندازه‌شان را بررسی کنید.

بازیابی ایمیل یا رمز عبور

گاهی کاربران به ایمیلی که با آن ثبت‌نام کرده‌اند دسترسی ندارند یا رمز موقت برایشان ارسال نمی‌شود. در این شرایط، باید تصویر گذرنامه و کارت ملی خود را به آدرس رسمی mikhak@webmail.mfa.ir ارسال کنید تا امکان ورود مجدد یا تغییر ایمیل فراهم شود.

ارسال اطلاعات به آدرس‌های غیررسمی یا صفحات مشابه خطرناک است، چون سامانه میخک فقط از دامنه‌ی رسمی mfa.gov.ir پشتیبانی می‌کند.

ثبت‌ نام افراد فاقد کد ملی

ایرانیانی که هنوز کد ملی ندارند، می‌توانند بدون ثبت‌نام مستقیم، از بخش «سجلات» گزینه‌ی «شناسنامه بالای ۱۸ سال» را انتخاب کنند و اطلاعاتشان را وارد کنند. این روش مخصوص افرادی است که برای دریافت شناسنامه ایرانی اقدام می‌کنند.

در این حالت هم پس از ارسال اطلاعات، سامانه برایشان کد رهگیری سامانه میخک صادر می‌کند تا از وضعیت پرونده‌شان باخبر شوند.

مراجعه حضوری و نهایی‌ سازی درخواست‌ ها

در بیشتر موارد، ثبت درخواست در سامانه میخک فقط مرحله‌ی اول کار است. برای تحویل گذرنامه، امضای وکالتنامه یا انجام انگشت‌نگاری، حضور در نمایندگی ضروری است. بنابراین پس از دریافت کد رهگیری از سامانه میخک، باید از طریق نوبت دهی سامانه میخک زمان مراجعه خود را مشخص کنید.

با رعایت این چند نکته ساده، روند کار در میخک سامانه بدون خطا و وقفه پیش می‌رود و نیاز به اصلاح یا مراجعه دوباره به حداقل می‌رسد.

جمع بندی

در چند بخش پیش دیدیم که با سامانه میخک امکان انجام بسیاری از امور کنسولی، مثل ثبت نام در سامانه میخک، ورود به سامانه میخک، تمدید گذرنامه در سامانه میخک، وکالتنامه در سامانه میخک و کد رهگیری از سامانه میخک، بدون مراجعه حضوری فراهم شده است. کافی است در آدرس رسمی mikhak.mfa.gov.ir وارد شوید، فرم‌ها را پر کنید، مدارک را بارگذاری کنید و مراحل را تا اخذ نوبت یا دریافت نتیجه پیگیری کنید.

ما در الو کافی نت آماده‌ایم تا همراه شما باشیم. تیم ما خدمات کاملی در زمینه ثبت اینترنتی درخواست‌ها، تنظیم مدارک و پیگیری مراحل نهایی ارائه می‌دهد. اگر می‌خواهید مسیر کاری‌تان در سامانه میخک را بدون دغدغه پیش ببرید، از وب‌سایت الو کافی نت بازدید کنید و برای دریافت راهنمایی تخصصی با ما تماس بگیرید.